Офисный переезд без проблем

Жизнь фирмы очень динамична, но порой возникают обстоятельства, требующие остановить работу. Среди них – офисный переезд, неважно по какой причине: из-за проблем с арендой здания или появления собственной «крыши над головой», изменения штата или выбора более людного места.

Переезд офиса требует хорошей организации, чтобы ничего не потерять ни в материальном плане, ни во времени.

Существуют три приема правильного переезда.

1. Внезапно = плохо

Переезд приносит много хлопот, даже если о нем известно заранее. Внезапный переезд масштабом сравним с катастрофой. Чтобы бизнес понес меньше потерь, нужно позаботиться о всех его участниках:

- Сотрудники должны быть в курсе предполагаемых изменений в течение пары недель до. Для них переезд грозит сменой маршрутов и графика, нужно время, чтобы все продумать.

- Службы клининга и обеспечения могут отказать в обслуживании нового адреса. Если связаться с ними заранее, останется время на поиск новых организаций.

- Новый адрес офиса должен появиться на всех информационных площадках на сайте, вывесках и рекламных плакатах. Таким образом информируются потенциальные клиенты и партнеры.

- Для предупреждения постоянных партнеров используется рассылка с официального e-mail адреса компании.

2. Оптимизация сроков

На каждый этап должно быть отведено определенное количество времени и назначен ответственный за его выполнением. Несколько нюансов, позволяющих потратить как можно меньше времени:

- Услуги мувинговой компании, то есть организации, которая специализируется на переездах, понадобятся крупным компаниям. Большой штат, а значит и большой офис, сложен в перемещении, с маленьким можно справиться самостоятельно.

- В новом и старом офисе по одному сотруднику «за старшего», чтобы было кому решить неожиданные вопросы и руководить.

- Вещи должны собираться, упаковываться, распаковываться и разбираться в строгом порядке, чтобы не тратить дополнительное время на перекладывание.

- Технику и мебель из каждого кабинета нужно промаркировать, написав на ней или на стикере, куда ее нести: этаж, отдел, кабинет. Также и общие для отдела, этажа предметы еще до привоза в новый офис должны быть распределены по кабинетам.

3. Как упаковать и перевезти

Чтобы ничего не потерять при погрузке и не сломать в пути, нужно правильно упаковать и перевезти. Каждая категория офисных вещей требует к себе внимания:

- Важно не потерять при переезде документы, поэтому их нужно заархивировать и упаковать отдельно от иных предметов.

- Почти вся мебель транспортируется в разобранном виде. Чтобы собирать было легче, все детали нужно подписать маркером.

- Каждую единицу техники вместе с комплектующими нужно поставить в коробку. В коробке и дно, и верхняя крышка должны быть хорошо запечатаны, чтобы не открылись при выгрузке.

- Кроме тяжести мешать перевозке сейфа может его сложное устройство. С его перевозкой справятся службы специальных перевозок.

- Аквариумы и растения нельзя перевозить вместе с тяжелыми и габаритными предметами, им лучше переехать отдельной машиной.

Когда все перевезено, не стоит сразу делать уборку. Первым делом мебель и техника должны занять свои места, шкафы – заполучить обратно содержимое. Приведение офиса в рабочее состояние – это первостепенная задача, а на уборку найдется время позже.